Паллетный лист. Документы для экспорта. Когда потребуется документ

Упаковочный лист оформляется для правильного структурирования товаров при отгрузке. Образец заполнения можно скачать бесплатно по ссылке.



Одним из сопроводительных документов является упаковочный лист . Этот акт оформляется для правильного структурирования товаров. Упаковочный лист будет необходим при больших объемах отправляемой продукции. Не менее важным направлением упаковочного листа является правильный выбор самого упаковочного материала (коробка, ящик и другое). Хрупкая продукция вряд ли доедет до адресата. На просматриваемой странице имеется образец заполнения, и его можно скачать абсолютно бесплатно.

Рассматриваемая бумага составляется в момент приема и отгрузки ТМЦ. В данном сопроводительном листе перечисляется информация о качестве, количестве продукции. Поскольку бланк имеет свободную форму, стороны могут внести всевозможные пункты, не противоречащие закону, на свое усмотрение. Для удобства работы компании, делопроизводственные отделы разрабатывают собственные шаблоны и примеры. При составлении обсуждаемой бумаги важно соблюдать весовые и объемные характеристики.

Обязательные пункты упаковочного листа

:
  • Название локального акта, структурное подразделение;
  • Затем в виде таблицы технические составляющие отгружаемого;
  • Итоги: вес, объем, количество;
  • Подпись ответственного за упаковку;
  • Подпись проверяющего;
  • Дата, подпись, печать.
Упаковочный лист пишется в двух и более экземплярах. Один из них хранится у отправителя, второй у транспортной компании. Созданный третий экземпляр, иногда, передается грузополучателю. Сверка технических характеристик в месте отправления и получения ТМЦ гарантирует отсутствие дальнейших споров по качеству транспортировки. В большинстве случаев, обсуждаемый сопроводительный пакт входит в комплект товаросопроводительных бумаг. В упаковочном листе не обязательно фиксировать стоимость и другие ценовые характеристики товара.

Упаковочный лист очень похож на инвойс и часто много информации в этих документах дублируется, но в упаковочном листе кроме данных об отправителе, получателе груза, наименовании груза также указаны весовые характеристики груза и упаковок, их объемы и информация о том во что и как груз спакован.

Основным отличием упаковочного листа от инвойса является отсутствие информации о цене каждой позиции и груза в целом. Но и запретить вам указывать эти данные ни кто не может. Нет определенной формы и каждая компания сама придумывает форму упаковочного листа.
Упаковочный лист очень удобен перевозчику и всем кто имеет дело с погрузкой, разгрузкой, сортировкой и учетом груза, по нему считают количество мест и проверяют целостности груза.

Упаковочный лист, примеры:


Количество мест

В грузовых перевозках местом или грузовым местом обычно называют единицу измерения груза которую принимает (считает или не считает) перевозчик к перевозке. Например, одно место это одна коробка или один паллет или один ящик или сверток. Два грузовых места это может быть один ящик и одна коробка. Грузовое место в транспортных документах обозначают COLLI, когда груз упакован на паллеты (pallets) пишут PLT.
Надо понимать что перевозчик везет именно места — взял 10 мест (ящиков) к перевозке, сдал 10 мест и его не сильно волнует что происходит внутри, главное чтобы упаковка была целой и количество мест совпадало.
По конвенции CMR за внутритарные (то что внутри тары) повреждения перевозчик ответственности не несет, т.е. если внутри упаковки товар повредился перевозчик претензию не примет. Если отправитель или заказчик экономит на упаковке то это его проблема.

Обязательным документом, без которого не представляется возможным получение груза на таможне, является приложение к (счету-фактуре) – упаковочный лист. Образец упаковочного листа не имеет обязательной формы, возможно самостоятельное и произвольное изложение всей необходимой информации о международном грузе.

Packing list (упаковочный лист) оформляет отправитель, с ним удобно работать и перевозчику, и лицам, производящим учет товара и такелажные работы. Данный документ для международных перевозок необходим для открытия экспортной декларации и является дополнением к инвойсу.

Образец упаковочного листа и его заполнение

Какие сведения отражают в упаковочном листе

Сведения, предоставляемые в Packing list, кроме данных о продавце, получателе, наименовании товара и коде ТН ВЭД на него, в 2016 году содержат объемные, весовые и упаковочные характеристики груза. Цена и общая стоимость не указывается. Такие требования предъявляют действующие ГОСТы на упаковку для всех товаров.

Бланк упаковочного листа товара содержит:

  • нумерацию занимаемого места (коробки, паллета, поддона);
  • количество единиц товара в упаковке;
  • объем/вес единицы и всего груза. Значения веса указываются и нетто, и брутто;
  • тип упаковки;
  • место отправления/получения груза;
  • габаритные размеры грузового места;
  • полный перечень всех товаров, подлежащих перевозке, с их описанием;
  • реквизиты заказа;
  • номер и дата заполнения упаковочного листа для таможни. Дата отправления и время заполнения документа могут не совпадать.

Пакинг лист должен содержать описание и количество мелких бесплатных вложений – буклетов, печатных каталогов и пр. В противном случае вложенная печатная продукция, не указанная в документе, может быть изъята на таможне.

Упаковочный лист заверяется подписью упаковщика и вкладывается в каждое место. Иногда для легкого обнаружения документа с наружной стороны упаковки прикрепляют специальный карман с надписью «Упаковочный лист» на русском и иностранном языке, соответствующем диалекту заполнения наряда-заказа.

Перевод упаковочного листа товара на русский язык (или с русского на английский) включает, помимо основного текста, и перевод штампов, логотипов, пометок на товаросопроводительном документе. Чтобы не допустить разночтения при переводе необходимо сверять между собой переведенный вариант счета-фактуры и упаковочного листа.

Чем вызвано составление упаковочного листа в обязательном порядке

Обилие больших потоков всевозможных товаров делает необходимым подписывание больших коробок, ящиков, паллет упаковочными листами. Это позволяет экономить время на формирование отгружаемых партий и не создает предпосылок для пересортицы, когда клиенту отправляется не его товар. По пакингу проверяется сохранность товара, предотвращая случаи, когда одна или несколько грузовых единиц попросту теряются на терминале.

Упаковочный лист для таможни – это официальный товаросопроводительный документ, составление которого лучше поручить квалифицированному специалисту. Основанием для его правильного составления может быть лист, выполненный отправителем в свободной форме. Особых требований к форме подачи сведений, представляемых производителем, нет.

Создание данного товаросопроводительного документа является целесообразным, когда одно грузовое место содержит разнородный товар.

В случаях, когда с грузом не приходят упаковочные листы или теряются в процессе транспортировки, этот факт может повлиять на оценку достоверности заявленной стоимости при проведении таможенной процедуры.

Информация обо всех видах товара, находящихся в каждом товарном месте (коробке, ящике и т.п.), оформляется упаковочным листом.

Составление такого товаросопроводительного документа признается целесообразным в том случае, если одна упаковочная единица содержит несколько видов продукции. Лист имеет код 1002004 в соответствии с ОКУД.

Заполнение

Образец упаковочного листа иностранной компании

Документ составляется при оформлении отгрузки партий товара разного ассортимента. В упаковочном листе содержатся сведения:

  • обо всех видах продукции, подлежащих транспортировке;
  • данные о местах хранения;
  • количестве единиц товара каждого артикула или номенклатуры.

Сопроводительный документ имеет две части.

Первая из них (верхняя) отражает номер партии, подлежащей перевозке. Вторая (нижняя) содержит сведения о количестве мест (ящиков, упаковок, коробок и пр.) перевозимой продукции. Визуально лист очень схож с другим документом – комплектовочной ведомостью, которая оформляется при учете всех комплектующих и деталей в составе транспортных средств.

Упаковочный лист является дополнением к комплекту товарно-транспортной документации, счету-фактуре и накладным. Установленной законодательно формы документ не имеет.

Каждая организация разрабатывает бланк, удобный для пользования, на собственное усмотрение. Заполнение документа производится уполномоченным лицом поставщика, до момента его фактической транспортировки.

Вопросы документооборота с зарубежными заказчиками могут на первых порах вызывать недоумение и недопонимание с обеих сторон.

В этой связи, компаниям, планирующим продвигать свою продукцию на внешних рынках, будет полезно ознакомиться с общепринятой международной практикой и наиболее простыми и эффективными решениями для отечественных производителей.

Зарубежные партнеры будут стремиться свести документооборот к минимуму.

В этой связи основная задача российских экспортеров в вопросах документооборота, как правило, сводится с поиску компромисса. На одной чаше весов - правила таможенного оформления экспортной продукции, на другой - терпение иностранного партнера и его готовность идти на встречу российскому производителю.

Первое, что необходимо любому сотруднику или подразделению, ответственному за экспорт продукции, это "джентльменский набор " экспорт-менеджера. В набор входят англоязычные бланки писем, коммерческих предложений и англоязычный экспортный контракт.

Отдельная тема - анализ и обработка электронных запросов от заинтересованных заказчиков. Рекомендуем ознакомиться с практикой экспортеров по решению данной задачи.

Следует иметь в виду, что иностранные заказчики из числа малых и средних предприятий привыкли к электронному документообороту . Казалось бы, ну и что? А то, что при этом они совсем отвыкли от бумажных документов. Не стоит сразу же обрушивать на них лавину непривычных и пугающих словосочетаний типа: подшитый и пронумерованный экспортный контракт с приложением в виде нотариально заверенного перевода; акты сдачи-приемки товаров и счета-фактуры. У них могут не выдержать нервы.

Хотя иногда спасовать могут и российские экспортеры. Особенно, когда после долгих часов объяснений им удается убедить иностранного покупателя следовать всем правилам российского документооборота, они вдруг с ужасом открывают для себя, что у покупателя их зарубежной продукции нет и никогда не было официальной печати или выписки из местного реестра ЕГРЮЛ, да и вообще их зарубежным контрагентам было бы проще оформить первые несколько поставок на физические лица.

Ниже Вы можете скачать основные бланки документов и практические решения отечественных экспортеров по решению вопросов документооборота с минимальными временными и финансовыми затратами.

Приблизительный список для экспортного таможенного оформления -
Commercial offer -
Introduction letter -
Заявка в ТПП -
Пример внешнеэкономического контракта -
Упаковочный лист (eng) -
Упаковочный лист (рус) -
Proforma-invoice -
Инвойс (eng) -