Правильное оформление работника на работу. Правила приема на работу и его документальное оформление. Формы приема на работу

Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2020 году?

Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.

Прием нового сотрудника на работу: основные моменты

Прохождение медосмотров новым сотрудником

Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст.213 ТК РФ:

• Работающие во вредных и опасных условиях труда;
• Работа которых связана с движением транспорта;
• Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
• Работники водопроводных сооружений;
• Медицинский персонал;
• Работающие в детских учреждениях;
• В возрасте до 18 лет.

Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать .

Должностные обязанности нового сотрудника

Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.

Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти .

Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.

Трудовой договор с работником

Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.

С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.

Договор о материальной ответственности

Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.

Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.

Договор коммерческой тайны

При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по .

После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).

Заявление на прием на работу

После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.

Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.

Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать .

Приказ о приеме на работу

На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной . Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.

Порядок оформления приказа можно посмотреть , где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.

Заполнение трудовой книжки

На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа.

Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.

Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.

После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него , при необходимости заводит и лицевой счет.

Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.

Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или . В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.

На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).

Индивидуальный предприниматель в процессе своей деятельности сталкивается с самыми различными сложными вопросами. Один из них – как ИП официально оформить работника, если, например, до этого момента сотрудников у него не было? Ведь правильное заполнение всех документов обезопасит предпринимателя и его персонал от возможных проблем с налоговыми или другими органами.

Как оформить работника в ИП?

Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется регистрация в Пенсионном фонде его как работодателя . Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.

В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.

Как нанять сотрудника на работу в ИП по трудовому договору?

При принятии на работу сотрудников предприниматель несет не только дополнительные затраты, но у него появляются и новые обязательства как перед работником, так и перед государством. От того, каким образом будет заключен контракт и какие пункты он будет включать, зависит объем этих обязанностей.

Порядок действий ИП при принятии сотрудника на должность

• С наемным работником необходимо заключить либо трудовой договор, либо гражданско-правовой.

1. В каком случае заключается трудовой контракт? Если будущий сотрудник будет выполнять однотипную работу длительный промежуток времени, как например, продавец, охранник и т.д. В трудовом договоре обозначены все моменты графика работы, оплаты труда, обязанности работодателя и работника.
2. Гражданско-правовой заключают в тех случаях, если работник будет выполнять работу разово в определенный период времени и с ограничением по срокам исполнения. Например, разработка дизайна сайта организации, проведение ремонтно-строительных работ в помещении компании, и т.д.

• В течение десяти дней после того, как трудовой договор заключили, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования и в фонде медицинского страхования как работодателю.
• В период одного месяца после того, как произошло заключение трудового договора, ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде РФ как работодатель. После того, как регистрация будет пройдена во всех фондах, предприниматель получит специальные извещения, где указаны номера для уплаты налогов на работника. Они будут отличаться от тех, которые были присвоены ИП для уплаты налогов и других взносов за себя.
• Непосредственно заключаем контракт с сотрудником и соответственно с действующим законодательством оформляем его. Делаем отметку в трудовой книжке о принятии сотрудника на определенную должность. Впоследствии для принятия на работу новых членов персонала не нужно будет никаких регистраций в различных фондах и органах, а просто заключение договора между работодателем и сотрудником и заполнение необходимых кадровых документов.

Как ИП оформить работников? Какой вид контракта выбрать?

Если существует возможность заключения двух разных видов контрактов между сотрудником и работодателем, необходимо рассмотреть, в каких случаях допустимо использовать тот или иной из них.

В каком из случаев будет уместно заключение определенного варианта?

Если работа одного вида будет выполняться сотрудником достаточно длительный период времени, заключают трудовой контракт.

Если же работа предусматривает выполнение сотрудником конкретной работы, которая еще и ограничена во времени – заключают гражданско-правовой договор.

Нормами какого законодательства происходит регулирование?

Оформление сотрудников в ИП по трудовому договору регулируется Трудовым кодексом РФ, а гражданско-правового, соответственно – Гражданским кодексом .

Вносятся ли сведения по договорам в трудовую книжку?

Если сотрудник был оформлен работодателем по трудовому договору, то сведения о его трудоустройстве обязательно вносят в его трудовую книжку. А вот если между сотрудником и работодателем заключен гражданский контракт – в трудовую книжку запись не вносят.

Необходимо ли вносить страховые взносы за персонал в государственный бюджет?

Медицинское страхование, пенсионное страхование и социальное страхование являются обязательными взносами при оформлении соискателя в индивидуальное предприятие посредством контракта. Также все взносы требуется вносить за работника, если сотрудничество происходит по гражданско-правовому договору, кроме выплат социального страхования, если только это условие не оговорено гражданским договором, который был заключен.

Каковы социальные гарантии, которые предоставляются работодателем членам персонала?

В соответствии с положениями контракта производится:

• регулярная выплата работнику его заработной платы,
• оплата больничных листов,
• оплачиваемый ежегодный отпуск,
• выплата пособия в связи с увольнением работника по инициативе работодателя,
• гарантия необходимых условий для рабочей деятельности.

При заключении гражданско-правового договора его условия оговариваются работодателем и наемным работником, и могут не содержать те пункты, которые являются обязательными при составлении контракта. То есть в договоре должны быть только те условия, которые будут устраивать обе стороны.

Какие документы оформляют взаимоотношения между работодателем и соискателем, которого принимают на работу?

При заключении трудового контракта: письменное заявление соискателя с просьбой принять его на работу и приказ работодателя о приеме его на должность.

Если оформление работников у ИП происходит посредством заключения гражданского договора – только сам этот документ.

Оформление сотрудников на работу в ИП подразумевает подписание определенных документов.

Важные моменты: законодательный аспект

Перед тем, как оформлять сотрудника ИП, следует изучить Трудовой кодекс и следовать его статьям. Обязательные условия, которые должны присутствовать в контракте согласно статье 57 ТК РФ:

• ФИО работника и работодателя;
• сведения об удостоверяющих личность документах обоих сторон;
• идентификационный номер, который присвоен работодателю как налогоплательщику;
• дата заключения трудового договора и место его подписания;
• должностные функции персонала;
• конкретное место и адрес работы;
• в соответствии, каких условий будет происходить оплата труда (размер оклада, премиальные выплаты, дотации, надбавки, поощрения);
• режим работы и отдыха сотрудника;
• компенсации, которые будут выплачиваться при работе во вредных или опасных условиях труда;
• условия обязательного страхования сотрудника.

О том, как оформлять работников в ИП, оговаривается в Трудовом кодексе. Но некоторые недобросовестные предприниматели, которые хотят сэкономить на тех взносах, которые вносятся за персонал, могут оформлять его не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. В таком случае есть вероятность, что при возникновении спорных вопросов между работодателем и сотрудником в суде этот контракт могут признать трудовым. После разбирательства предпринимателю все же придется выплатить все необходимые взносы и налоги на сотрудника, обеспечить сохранение его прав в соответствии с законодательством.

Процедура оформления работника ИП достаточно проста, и от предпринимателя не требуется ведения полного учета кадров и кадрового документооборота. Но все-таки стоит позаботиться о заполнении всех необходимых форм по трудоустройству, чтобы избежать неточностей и спорных вопросов у контролирующих органов и возможных споров с кадрами.

Какой набор документов предоставляется от соискателя работодателю?

Перед тем, как оформить работника в ИП, у него потребуют следующие документы:

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель уплачивает взнос в Пенсионный фонд РФ, а также ежемесячные взносы в фонды обязательного медицинского страхования РФ. Но в Фонд социального страхования РФ он вносить выплаты не должен, так как его деятельность не подразумевает оплаты больничных листов.

За несвоевременное внесение взносов или полное уклонение от их выплат ИП несет ответственность, и органы власти могут взыскать с него в принудительном порядке необходимые суммы с учетом штрафных санкций и пеней. При этом процент штрафного взыскания может быть вдвое больше, если будет доказано предумышленное уклонение от уплаты.

Любая организация, оформленная, как юридическое лицо, обязана вести кадровую работу и подавать отчетность в социальную службу.

Как правило, в небольшой организации учет кадровой документации, ведет главный бухгалтер.

Молодые и неопытные специалисты часто задаются вопросом: можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный?

Оформление сотрудника на работу производится в любой рабочий день компании. Количество рабочих дней и график работы определяет руководство.

Внимание! Организация вправе оформить работника в официальный выходной день, если это не противоречит Уставу.

Но следует учитывать специфику назначения и включения работника в штатное расписание: вне зависимости от того, когда сотрудник получил договор на руки, первым официальным рабочим днем считается ближайший будний.

Если выход на работу приходится на праздничный день, то работник будет считаться принятым на работу по факту прихода на рабочее место.

Как принять сотрудника с испытательным сроком

Работодатель имеет право взять на работу с условием прохождения испытательного срока. Как правило, оформляется типовой трудовой договор, в котором прописываются сроки и условия оплаты.

Важно! Информацию о том, как принять на работу сотрудника, можно получить на главном сайте Налоговой инспекции.

Если по истечении времени одна из сторон пожелала изменить условия договора, то оформляется дополнительное соглашение, которое является частью трудового договора и вносится в личное дело.

Согласно Законодательству, вне зависимости от специфики работы, максимальный испытательный срок при приеме на работу составляет 3 месяца.

Для должностей с повышенной ответственностью руководство может назначить испытательный срок по своему усмотрению, но максимально – до 6 месяцев, а для контрактников, взятых на работу сроком до 6 месяцев, испытательный срок составляет до 2 недель.

Внимание! По желанию работника, период, при котором он будет проходить испытание, может не заноситься в трудовую книгу и не учитываться при подсчете трудового стажа.

1. Несовершеннолетние.
2. Специалисты, закончившие учебное заведение и направленные по распределению.
3. Беременные сотрудницы.
4. Срочники, выполняющие определенный объем работ, принятые на работу на короткий промежуток времени.

Для того чтобы организация избежала штрафов и взысканий, необходимо правильно оформлять кадровые документы.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прежде чем оформлять кого-либо на должность с материальной ответственностью, следует уточнить, как правильно принимать на работу сотрудника: обычно его проверяют на наличие судимостей, статей или правонарушений. Это поможет избежать неприятностей, а также минимизирует потенциальные проблемы.

После прохождения всех этапов проверки можно приступать к оформлению сотрудника.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

Стандартное заявление о приеме на работу пишется от руки, куда вносится вся информация о работнике и должность, на которую его принимают.

На данном этапе, у сотрудника проверяют трудовую книжку и медицинскую карту, если работа связана с общепитом или продуктами питания. Проводится идентификация личности по паспорту и ксерокопируются главные страницы документов, подтверждающих личность.

По надобности, работник может предъявить следующие документы и их копии:

1. Документ об образовании.
2. Водительские права.
3. Сертификаты о прохождении курсов.
4. Рекомендательные письма.
5. Характеристики с места учебы и работы.
6. Справку с МВД о том, что сотрудник не состоит на учете, и т.д.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Каждый сотрудник, перед тем, как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, должен пройти ознакомительный инструктаж и расписаться в журнале учета.

Внимание! В зависимости от специфики деятельности организации, количество нормативных актов и их содержание может отличаться.

Для упрощенного инструктажа на месте работы можно использовать опросный лист: данные вносятся вручную, где проставляется подпись и дата прохождения инструктажа.

Важно! Составление и ведение журналов для любого юридического лица – обязательно! Это объясняется возможностью отстоять свои права в суде, в случае несчастного происшествия.

Особенно ведение учетной документации актуально для строительных организаций. Таким образом с юридического лица снимается уголовная ответственность за нарушения, которые совершил работник в рабочее время.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

Трудовой договор заключается в течение 3-х дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.

Важно! В случае если по каким-либо причинам руководство не успело заключить трудовой договор в отведенные сроки, то это не считается нарушением, если организация выполняет все обязательства перед сотрудником.

Внимание! Для обеспечения безопасности своих прав работник должен иметь один подписанный экземпляр на руках.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

Регистрация договора производится только после проставления подписи руководителем. Запись о введении новой единицы в штатное расписание заносится в специальный журнал, напротив даты составления договора.

Каждый трудовой договор имеет входящий номер, позволяющий идентифицировать сотрудника по группам: например, для работников основного производства могут использоваться номера, начинающиеся с цифры 1 и т.д.

Важно! Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве юридического, может взять к себе на работу сотрудника: регистрация договора осуществляется в местном исполкоме или сельском совете.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

После того, как все аспекты трудового договора разъяснены, кадровик обязан составить приказ о приеме на работу. Разрешается использовать печатную версию-бланк, которая может отличаться от законодательно разрешенного варианта.

На основании приказа о приеме на работу работодатель имеет право:

1. Повышать в должности сотрудника.
2. Переводить его в другие отделы и т. д.
3. Отправлять на обучение, получать сертификат о прохождении курсов и т.д.
4. Отправлять в командировку.

После проставления подписей и печатей в договоре основная информация переносится в приказ. Работник обязан ознакомиться и поставить роспись.

Государственный бланк представлен в виде Формы Т-1, а если на работу принимается бригада из нескольких человек (например, для выполнения определенного вида строительных работ), то заполняется форма Т-1а.

Номер документа – это атрибут, с помощью которого ведется учет входной и выходной документации организации. Поэтому потенциальному работнику следует обратить внимание на соответствие номера в журнале и в приказе.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

Приказ, как отдельную единицу документооборота, следует зарегистрировать в журнале приказов. Единый регистр содержит перечень всех приказов, подписанных директором или его доверенным лицом.

На больших предприятиях существует отдельные виды регистров для каждого типа приказа: для уволенных, принятых на работу, для декретных и т.д.

По желанию, директор или главный бухгалтер может вести электронный журнал регистрации приказов. Это не запрещено законом, и достаточно удобно для проведения инвентаризации.

Компания вправе добавить или убрать любую из строк государственного образца по своему усмотрению. Однако общая информация должна быть неизменной: паспортные данные или реквизиты физического лица, дата, должность, номер входящего заявления и т.д.

Ведение внутреннего учета не должно касаться работника: все бланки заполняются для дальнейшего составления и оформления годовых деклараций и отчетности для подачи в социальные фонды.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

Законодательством установлены нормы записи в трудовую книжку новому сотруднику: оформление осуществляется после 5 дней с даты официального принятия на должность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник сам не желает получить запись в трудовую. Это вполне законно, и не является поводом для увольнения. Другой вопрос состоит в том, что руководителю данный факт не выгоден: это говорит о том, что служащий не желает долго задерживаться на рабочем месте.

Правила заполнения трудовой:

1. Запрещается использовать цветные ручки, замазку, сокращать слова или переносить.
2. Разрешается писать ручкой со стержнем синего цвета, разборчиво и внятно.
3. Не рекомендуется ставить печать для документов: печать должна быть с реквизитами организации и иметь полное название юридического лица.
4. Запрещается использовать подпись-шаблон в виде печати.

Внимание! Если работник трудоустраивается впервые, то работодатель обязан оформить трудовую книжку и заполнить все поля, согласно законодательству.

В первую очередь заполняется титульный лист, а затем прописываются сведения, касающиеся образования и места жительства. По желанию работника, в трудовую может внестись контактный телефон.

Важно! Прежде чем вносить в трудовую книжку дополнительную информацию, следует спросить разрешения у работника: возможно, он не желает, чтобы некоторые особенности его деятельности или наличие стажа были отражены в документе.

Стандартные сведения должны быть взяты из приказа и трудового договора.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

Согласно закону, трудовая книга должна находиться у работодателя. Как правило, для сохранности ее складывают в сейф или в специальный кабинет, оборудованный видеонаблюдением.

Внимание! Работодатель несет полную ответственность за хранение всей документации и, в случае утери, обязан выплатить работнику компенсацию и восстановить трудовую.

Учет книжек осуществляется с помощью журнала, в который вносятся все номера документов и ФИО их владельцев.

Для регистрации используется форма, установленная Министерством труда РФ.

Важно! При заполнении журнала следует учитывать, что любая запись должна производиться только построчно.

Для больших предприятий часто используется система сквозной нумерации, поэтому в журнале разрешается оставлять пустые строки.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

Внутренний учет сотрудников ведется через карточку Формы Т-2. Личная карточка сотрудника – это документ, в котором отражается вся деятельность сослуживца: перевод, повышение, выход в декрет, увольнение и т.д.

Внимание! Как показала практика, проверяющие органы уделяют особое внимание именно ведению внутренней кадровой документации. Это объясняется желанием государства получать достоверные статистические данные, касающиеся трудовой деятельности населения.

Данный бланк можно заполнить вручную или на компьютере, однако, в таком случае, не стоит забывать про сохранность персональных данных. Компьютер, на котором производится кадровая работа, должен защищаться внешним и внутренним паролем.

Лучше всего заполнить карточку сразу, после составления приказа, – это удобно и практично, так как после оформления часть документов сразу пойдет в сейф.

Перечень реквизитов, которые вносятся в личную карту сослуживца:

1. Номер документа об образовании и название учебного заведения.
2. Номер трудовой.
3. Номер ИНН и СНИЛС, если есть в наличии.
4. Документы, подтверждающие личность.
5. Номер счета в банке, для начисления заработной платы, и другие документы, по желанию сослужителя.

Шаг 10.Оформить личное дело

Личное дело на сотрудника составляется сразу, по факту приема на работу. Для этого используется отдельная папка-скоросшиватель, в которую вкладываются ксерокопии и оригиналы документов.

Обложка папки представляет собой «визитку» коллеги: там указываются полное ФИО, порядковый номер, должность, дата приема на работу и т.д.

В процессе работы в папку могут помещаться дополнительные документы, такие как: свидетельство о прохождении курсов, повышения квалификации, тестирования и т.д.

Обязательно в личное дело включается следующий перечень бумаг:

1. Автобиография, написанная работником в свободной форме от руки.
2. Фотографии.
3. Подписанная должностная инструкция.
4. Характеристики, рекомендательные письма.
5. Заявление о предоставлении отпуска и т.д.

Важно! Кадровик обязан провести опись и зафиксировать в перечне все поступившие документы. Перечень крепится в папке и служит официальным документом для проведения ревизий. Изъятие любого документа из личного дела возможна только с разрешения начальника кадровой службы или директора.

Какие документы при приеме на работу можно запрашивать, а какие нет

Запрашивать документы для приема на работу имеют право директор, главный бухгалтер, главный инженер и кадровик.

Обязательные документы

Существует определенный перечень документов, которые обязательно следует предоставлять:

1. Документ, удостоверяющий личность: паспорт, вид на жительство и т.д.

Если на работу хочет устроиться несовершеннолетний ребенок, то он должен предоставить разрешение от родителей, заверенное у нотариуса, а также свидетельство о рождении. При желании, работодатель может запросить характеристику из школы, колледжа. При замене паспорта надругой, гражданин вправе показать справку, полученную в паспортном столе.

1. Медицинскую книжку. Условие является обязательным для всех видов работ, связанных с питанием. Срок годности медицинской книги составляет 1 год, поэтому работник обязан постоянно проходить обследование. В некоторых случаях сан.книжку оплачивает организация.
2. Трудовая книжка или трудовые договора. В случае совместительства необходимо предоставить справку с другого места работы.
3. СНИЛС. Представляет собой карточку с номером страхового счета. Оформляется работником самостоятельно или по усмотрению работодателя.
4. Военный билет (призывник). Предоставляется военнообязанными, как до 27 лет, так и после.
5. При наличии, предъявляются документы об образовании: аттестат, сертификат, диплом и т.д.
6. Для некоторых вакансийтребуется справка об отсутствии судимостей и открытых уголовных дел.

Дополнительные документы

На основании закона, работодатель вправе затребовать дополнительные документы, которые есть в перечне нормативных актов.

Список дополнительных справок:

1. О наличии опыта работы в местах с вредными условиями труда.
2. Из наркологического диспансера о том, что коллега не состоит на учете.
3. С налоговой службы: сюда относится декларация о доходах, а также об имуществе сотрудника.
4. Об отсутствии беременности.
5. О составе семьи и общем доходе.
6. Копии документов, подтверждающих несовершеннолетие детей.
7. О доходах, с других мест работы (оформляется на бланке 182-Н).

Документы, которые работодатель не вправе требовать

Существует список документов, которые работник может и не предоставлять:

1. Регистрацию. Согласно законодательству, любой человек имеет право регистрироваться не только по месту жительства, но и по месту временного пребывания.
2. ИНН. Чаще всего спорные ситуации возникают тогда, когда работник религиозен, и не соглашается оформлять на себя регистры с нумерацией.

Вопросы, связанные с правильным оформлением предпринимателем трудовых отношений с работниками, мы освещали на нашем сайте уже не раз. Для вашего удобства мы решили создать простую и понятную инструкцию, показывающую картину взаимоотношений ИП и его работников в целом.

Особенности ИП как работодателя

Кроме того, в некоторых статьях ТК, без указания на статус работодателя, используют понятие «работников организации», т.е. такие требования относят не ко всем работодателям, а только к работодателям – организациям.

Обязанность выплачивать выходные пособия при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата, предписана только для организаций (ст. 178 ТК). Статья 180 ТК предусматривает еще ряд гарантий и компенсаций также только для работников организаций. Работодатель — ИП тоже может выплачивать выходное пособие своему работнику, но уже на добровольной основе, с указанием таких условий в договоре.

Таким образом, надо знать, что не всегда закон возлагает обязанности работодателя на индивидуального предпринимателя в полном объеме.

С чего начинать оформление работника при приеме на работу

Краткий порядок действий работодателя выглядит так:

1. Заключение с работником договора – трудового или гражданско-правового.
2. Регистрация ИП в Пенсионном фонде и ФСС в случае, если для предпринимателя это первый договор, заключенный с работником.
3. Оформление работника согласно ТК, если будет заключаться трудовой договор.

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

• Трудовой договор.
• Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

Получить от работника необходимые документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет трудовой книжки и страхового свидетельства, то вам предстоит их оформить.
1. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).

2. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на . Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

   Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

   Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

3. Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.